Koordinator.in der Geschäftsleitung (m/w/d) – Unbefristeter Arbeitsvertrag

Sie unterstützen die Geschäftsleitung im Tagesgeschäft, bereiten deren Sitzungen vor, verfassen Protokolle und Berichte, verfolgen die Beschlüsse und sorgen dafür, dass diese fristgerecht umgesetzt werden. Sie sind für die interne Kommunikation, die Verbreitung wichtiger Informationen sowie die Erstellung und Aufbereitung von Inhalten zuständig, um einen einheitlichen Informationsstand innerhalb der Organisation zu gewährleisten.

Unterstützung des Vorstands und des Managements

• An den Sitzungen des Vorstands und des Managements teilnehmen.
• Verfassen von Protokollen, Berichten und Zusammenfassungen der Beschlüsse sowie Erstellen von Aktionsplänen.
• Die Sitzungspläne verwalten und Terminkonflikte vorhersehen.
• Koordinierung der Abläufe, um die Einhaltung wichtiger Termine sicherzustellen.

Entscheidungen und Verpflichtungen nachverfolgen

• Die Liste der laufenden Themen, Entscheidungen, zu erbringenden Leistungen und Termine auf dem neuesten Stand halten.
• Die Verantwortlichen daran erinnern und Risiken von Verzögerungen oder gegebenenfalls den Bedarf an Anpassungen melden.
• Entwicklung und Aktualisierung von Dashboards, die einen ständigen Überblick über die Prioritäten und die Steuerung der Maßnahmen ermöglichen.

Interne Kommunikation

• Den internen Newsletter sowie alle anderen Mitteilungen für die gesamte Belegschaft konzipieren, verfassen und versenden.
• Die redaktionelle Qualität, die Kohärenz und die Vertraulichkeit der Mitteilungen gewährleisten.
• Die Wirkung der internen Kommunikation im Vorfeld messen.
• Zusammenarbeit mit der Personalabteilung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
• Die Einhaltung der CSR-Verpflichtungen und bewährter Praktiken sicherstellen.

Administrative Aufgaben

• Vorbereitung der Unterlagen und Dokumente für die offiziellen Gremien und die Hauptversammlungen von CMCM.
• Aktualisierung der laufenden Verwaltungsverträge und Mitwirkung an Gesprächen oder Verhandlungen.
• Anmeldungen und die Teilnahme an internen und externen Veranstaltungen organisieren.
• Informationen und Mitteilungen für die Geschäftsleitung filtern und weiterleiten.
• Verbreitung interner Richtlinien oder Verfahren zur Nutzung der Infrastruktur.

• Nachweis einer fundierten Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion im Bereich der Führungs- oder Leitungsunterstützung sowie gute Kenntnisse der Entscheidungsgremien,
• die Fähigkeit, mit hochrangigen Gesprächspartnern zu interagieren
• Luxemburgisch, Französisch, Englisch und Deutsch sowohl mündlich als auch schriftlich perfekt beherrschen
• Über ausgezeichnete redaktionelle Fähigkeiten und die Fähigkeit zur Zusammenfassung verfügen
• Professioneller Umgang mit Bürosoftware, Management-Tools und Kommunikationssoftware.
• Nachweisliche Erfahrung in der Nachverfolgung von Maßnahmen und im Berichtswesen,
• Organisiert, gewissenhaft, selbstständig und belastbar sein
• Eine diplomatische und zugleich selbstbewusste Herangehensweise an den Umgang mit verschiedenen Hierarchieebenen zeigen sowie Eigeninitiative ergreifen
• Flexibilität bei den Arbeitszeiten (abends/am Wochenende)
• Erste Führungserfahrung oder ausgeprägte Freude an der Teamleitung mit der Perspektive, in die Position eines Abteilungsleiters aufzusteigen

• Unbefristeter Vollzeitvertrag
• Arbeitsort: Luxemburg-Stadt
• Tarifvertrag mit zahlreichen Vorteilen

Arbeitsbeginn: je nach Ihrer Verfügbarkeit